นักบัญชีกับโปรแกรมเมอร์

     นักบัญชีควรทำความเข้าใจและทราบถึงศักยภาพที่มีอยู่ทั้งหมดของเทคโนโลยีหรือเครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเพื่อนำผลที่ได้มาสนับสนุนการบริหารจัดการและการตัดสินใจในทางธุรกิจซึ่งเครื่องมือดังกล่าวนั้นก็คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบสารสนเทศหรือโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี

ที่มีราคาสูงเพื่อไม่ให้ใช้งานได้เพียงความสามารถพื้นฐานของโปรแกรมเช่นจัดทำเอกสารงบการเงินหรือรายงานต่างๆเพียงเท่านั้นนักบัญชีจึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นอย่างดีตั้งแต่กระบวนการพิจารณาคัดเลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้แก่

•สำรวจความต้องการทางธุรกิจกำหนดระดับความสำคัญของงานจากทีมงานทุกๆฝ่ายได้มีส่วนร่วมกันพิจารณาสรรหาตามงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้

•โปรแกรมคอมพิวเตอร์ควรใช้เครื่องมือในการพัฒนาที่ดี สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่างๆในอนาคตได้ มีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนความต้องการขั้นพื้นฐานโดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมเมอร์

•ง่ายต่อการใช้งาน (User Friendly) เรียนรู้การใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว ไม่รู้สึกอึดอัดและมีความสุขในการใช้งาน

•มีความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ควรได้รับการตรวจสอบก่อนนำมาใช้งานจริงจากโปรแกรมชุดทดลองการใช้งาน (Trial หรือ Demo Version)

•การให้บริการหลังการขายจากบริษัทและทีมงานผู้จำหน่าย ผู้ใช้งานควรแน่ใจว่าผู้จำหน่ายมีทีมงานที่มีประสบการณ์มากพอที่จะดูแลตอบปัญหาและแก้ไขปัญหาได้ทันที

•เลือกบริษัทผู้จำหน่ายโปรแกรมมีความมั่นคงและมีความน่าเชื่อถือ มีประสบการณ์ มีลูกค้าอ้างอิง (Client reference)

•การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะไฟล์ (File Base) หรือเป็นระบบฐานข้อมูล (Database System) และมีการเข้าถึงข้อมูลและการแสดงผลข้อมูลที่ตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

•พิจารณารูปแบบการใช้งานของโปรแกรมให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจในปัจจุบันและสามารถรองรับการเติบโตของธุรกิจในอนาคตได้ โดยรูปแบบการทำงานของโปรแกรม แบ่งได้ดังนี้
-DOS : เป็นโปรแกรมที่มีข้อจำกัดในการทำงานหลายๆอย่างในเวลาเดียวกัน ไม่นับรวมโปรแกรมประเภท TSR (Terminate and Stay Resident program) ตัวอย่างเช่น โปรแกรม Express 5 for DOS เป็นต้น
-Windows Based:เป็นโปรแกรมที่จะต้องติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน หรือบนเครื่องคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ (Server) ตัวอย่างเช่นโปรแกรม Express for Windows, CD Organizer, Formula, Win Speed เป็นต้น
-Web Based : เป็นโปรแกรมที่ติดตั้งบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ (Web Server) ในรูปแบบเว็บเพจ (Web Pages) ผ่านโปรแกรมประเภทเว็บบราวเซอร์ทั่วไป (Browser) เช่น Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, Safari เป็นต้น บนระบบเครือข่ายภายในองค์กรโดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน ตัวอย่างเช่นโปรแกรม CPA Accounting เป็นต้น
-Cloud Computing หรือ Cloud Service : เป็นการให้บริการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Software as a Service) โดยคิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้งานหรือตามปริมาณการใช้งานผ่านเว็บบราวเซอร์ทั่วไปบนระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตตัวอย่างเช่นโปรแกรม STR Account Online เป็นต้น

      ในกรณีที่เลือกว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอก (Outsource) หรือรับพนักงานพัฒนาโปรแกรม (Programmer) มาเป็นผู้พัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้นักบัญชีก็ควรต้องทราบถึงกระบวนการพัฒนาโปรแกรมเพื่อช่วยกำกับดูแลให้การพัฒนาโปรแกรมตรงตามความต้องการ เป็นไปตามมาตรฐานสากลและช่วยให้การพัฒนาโปรแกรมประสบความสำเร็จไปเป็นตามแผนและงบประมาณที่กำหนดไว้ กระบวนการพัฒนาโปรแกรม ประกอบด้วย

1.การวิเคราะห์ปัญหา
-กำหนดวัตถุประสงค์ของงาน ว่าโปรแกรมจะต้องประมวลผลอะไรออกมาบ้าง
-พิจารณาข้อมูลนำเข้า ว่ามีข้อมูลอะไรที่จะต้องนำเข้าโปรแกรมบ้าง ข้อมูลมีคุณสมบัติและรูปแบบอย่างไร
-พิจารณาการประมวลผล ว่ามีขั้นตอนหรือเงื่อนไขในการประมวลผลอย่างไร
-พิจารณาข้อมูลนำออก (Output) ว่ามีข้อมูลใด ตลอดจนรูปแบบรายงาน แบบฟอร์ม และสื่อที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูล

2.การออกแบบโปรแกรม ออกแบบขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม โดยอาจเขียนออกมาในรูปแบบผังงาน (Flow Chart)

3.การเขียนโปรแกรมด้วยภาษาคอมพิวเตอร์ เนื่องจากภาษาคอมพิวเตอร์มีอยู่หลายภาษา เช่น Visual Basic, VB.NET, Visual C, C#.NET, PHP, ASP, JAVA, Delphi, Visual Foxpro เป็นต้น จึงควรพิจารณาเลือกใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ในการพัฒนาโปรแกรมให้เหมาะสม ดังนี้
-เลือกให้เหมาะสมกับลักษณะการใช้งานของกิจการ
-เลือกจากคุณสมบัติหรือข้อดีของภาษานั้นๆ เป็นหลัก
-เลือกโปรแกรมภาษาที่สามารถใช้งานได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้งานอยู่ในกิจการในปัจจุบัน และรองรับต่อการใช้งานในอนาคต
-เลือกโปรแกรมภาษาที่มีคนนิยมใช้ในการพัฒนากันโดยทั่วไป

4.การทดสอบและแก้ไข อาจจะสมมติข้อมูลตัวแทน (Dummy) เพื่อใช้ทดสอบทุกเงื่อนไขกฎเกณฑ์ (Criteria) โดยเฉพาะในจุดที่มีความสำคัญหรือมีความซับซ้อน เพื่อให้ได้ข้อมูลหรือผลลัพธ์ที่ถูกต้องครอบคลุมการปฏิบัติงานในเงื่อนไขต่างๆอย่างครบถ้วน

5.การจัดทำเอกสารประกอบโปรแกรมเอกสารประกอบโปรแกรมจะช่วยให้ผู้พัฒนาผู้ใช้งานและผู้ดูแลโปรแกรมเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ข้อมูลที่จะต้องใช้กับโปรแกรม ตลอดจนผลลัพธ์ที่ได้จากโปรแกรม เพื่อใช้อ้างอิงเมื่อต้องการแก้ไขปรับปรุงโปรแกรม ประกอบด้วย
-วัตถุประสงค์
-แนวคิดเกี่ยวกับการออกแบบโปรแกรม
-ประเภทและชนิดของคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์
-รายละเอียดโปรแกรม
-วิธีการใช้งานโปรแกรม
-ข้อมูลตัวแทน เงื่อนไขที่ใช้ในการทดสอบและผลของการทดสอบ

6. การบำรุงรักษาโปรแกรม ในการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมช่วงแรกและต่อๆไป ควรจัดให้มีผู้ควบคุมและตรวจสอบการทำงาน และบำรุงรักษาโปรแกรมโดยทำหน้าที่ประสานงานระหว่างผู้ใช้งานและผู้พัฒนาโปรแกรม เพื่อให้คำแนะนำ ปรับปรุงโปรแกรม และแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดต่างๆ รวมถึงการปรับปรุงแก้ไขโปรแกรมตามความต้องการและการดำเนินงานที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย
เมื่อนักบัญชีทราบกระบวนการพิจารณาคัดเลือกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการปฏิบัติงานแล้ว ก็จะพอมองเห็นภาพโดยรวมของระบบงานและโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่ ในตอนต่อไปจะเป็นการตรวจสอบระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ลิขสิทธิ์โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ระบบคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ ระบบเครือข่าย ระบบรักษาความปลอดภัย การสำรองข้อมูล เป็นต้น



ข้อมูลจาก : วารสาร CPD & Account ฉบับเดือนพฤษภาคม 2558